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Per l'utente si tratta di una normale casella di posta elettronica alla quale può accedere via web (www.actaliscertymail.it nel nostro caso), sia da un normale programma di posta (Outlook, Outlook Express, Thunderbird,....).
Le connessioni internet avvengono però su connessioni protette SSL ed il mittente riceverà a seguito dell'invio della email certificata 2 email di risposta: la prima dal suo gestore di PEC che attesta che l'email è stata ricevuta ed inoltrata al destinatario; la seconda dal gestore di PEC del destinatario che attesta la ricezione di tale messaggio.
L'email certificata è firmata digitalmente dal gestore del mittente che aggiunge anche una marca temporale a certificazione della data dell'invio.
Il destinatario riceve la email certificata in cui sono riportati data certa e identificativo univoco del messaggio.
Il gestore del servizio è tenuto a conservare per almeno 30 mesi documentazione degli identificativi dei messaggi trasmessi e ricevuti, non del contenuto del messaggio.
Actalis offre inoltre un servizio di registrazione su CD, a valore legale, di tutto quanto passa per la casella di PEC, compreso i contenuti dei messaggi.
In poche parole la PEC ha le stesse funzioni e valenze della raccomandata con ricevuta di ritorno, ma con in più la dimostrazione anche del contenuto del messaggio.
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